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À propos du Conseil des arts du Canada
Joignez-vous à notre équipe et contribuez au soutien de la créativité artistique et de la vie culturelle au Canada. Le Conseil des arts du Canada (le Conseil) est une société d’État dynamique, tenue en très haute estime, qui a pour mandat de favoriser et de promouvoir l’étude et la diffusion des arts, ainsi que la production d’œuvres d’art au profit de toute la population canadienne. Nous proposons des salaires concurrentiels ainsi qu’un généreux régime d’avantages sociaux. Visitez www.conseildesarts.ca pour en savoir plus sur le Conseil des arts du Canada.
Adjointe ou adjoint au service à la clientèle et à l'administration
Ce concours est ouvert aux membres du public (concours externe)
Une liste de candidats préqualifiés peut être établie à l'issue de ce concours de recrutement et de sélection. Les candidat(e)s préqualifié(e)s peuvent être pris en considération pour de futures offres d'emploi de postes similaires du même groupe professionnel et du même échelon.
À propos du rôle
Cette compétition servira à pourvoir trois (3) postes :
- Deux (2) postes réguliers à temps plein.
- Un (1) poste temporaire à temps plein jusqu'au 31 août 2027
Sous la supervision directe de la gestionnaire ou du gestionnaire du service à la clientèle, l’adjointe ou l’adjoint au service à la clientèle et à l’administration est responsable d’assurer un service cohérent, efficace et positif à la clientèle interne et externe du Conseil des arts du Canada. Il s’agit d’agir à titre de premier point de contact, de traiter les demandes et de veiller à la satisfaction de la clientèle au moyen d’une communication efficace et de compétences en matière de résolution de problèmes.
La personne titulaire de ce poste fournit également un soutien administratif, notamment pour la préparation et la coordination des documents, la coordination de la logistique pour les webinaires et les occasions de rayonnement, les rapports et les données financières pour contribuer au processus d’octroi de subventions, la logistique et le soutien pour les comités et les réunions, ainsi que pour d’autres tâches connexes.
Principales responsabilités :
- Interaction avec la clientèle : Répondre aux demandes de la clientèle par l’intermédiaire de divers canaux (téléphone, courriel, clavardage en ligne) en veillant à ce que des mesures soient prises ou que des renseignements précis et pertinents soient fournis en temps utile.
- Gestion de la clientèle : Conformément au modèle de soutien :
- traiter efficacement les demandes de la clientèle et en assurer le suivi, de l’ouverture du dossier jusqu’à la résolution;
- trier et attribuer les dossiers complexes (niveau 2 ou plus) au programme, à la division ou à la personne du personnel qui convient;
- porter les dossiers à l’attention d’échelons supérieurs, au besoin.
- Documentation sur le service à la clientèle : Conserver des données et des renseignements précis sur les interactions et les transactions avec la clientèle, en consignant les détails relatifs aux problèmes, aux demandes de renseignements, aux plaintes et aux mesures prises.
- Collaboration : Travailler en étroite collaboration avec d’autres équipes pour garantir une expérience client sans faille et recommander des solutions pour résoudre tout problème systémique nuisant à la prestation de services.
- Collecte des rétroactions : Recueillir et communiquer les rétroactions afin d’améliorer les services et la satisfaction de la clientèle.
- Conformité : Veiller à ce que toutes les interactions soient conformes aux politiques, aux procédures et à la réglementation en vigueur.
- Soutien administratif en fonction des besoins : Aider les équipes à coordonner les activités, les événements de rayonnement, les webinaires, les séances d’information et d’autres événements à mesure qu’ils se présentent.
- Tenir à jour et étayer la documentation relative au processus d’octroi des subventions.
Éducation
- Études postsecondaires
Expérience
- Au moins deux (2) ans d’expérience pertinente dans un environnement de service à la clientèle fournissant des services administratifs ou d’assistance à la clientèle.
Connaissances
- Formation spécialisée dans le domaine des services à la clientèle, un atout
- Maîtrise des technologies modernes nécessaires au travail de bureau
- Connaissance d’un logiciel de service à la clientèle ou de la suite Microsoft Office, un atout
Aptitudes et compétences
- Communication efficace, tact, diplomatie et compétences en matière de relations interpersonnelles
- Solides compétences en rédaction et capacité à rédiger des réponses professionnelles, claires et concises à des demandes écrites
- Solides compétences en matière d’écoute et de compréhension
- Excellentes capacités en matière de résolution de problèmes
- Orientation vers la clientèle : Démontre un engagement à fournir un service de haute qualité à la clientèle
- Capacité d’adaptation : S’adapte efficacement aux structures, aux processus, aux exigences ou à la culture de travail
- Travail d’équipe : Travaille en collaboration avec d’autres personnes pour atteindre des objectifs communs
- Intégrité : Agit avec honnêteté et intégrité
- Résilience : Capacité à gérer des situations stressantes
- Flexibilité et adaptation pour faire face à des situations variées
- Capacité à travailler individuellement et en équipe
- Grand souci du détail et sens de l’organisation
- Capacité de composer avec des échéanciers multiples et serrés
- Esprit d’initiative, discernement, capacité d’établir des priorités et sens de l’organisation
Exigences en matière de bilinguisme
Le poste requiert l’utilisation des deux langues officielles. Les exigences relatives à la seconde langue officielle sont les suivantes :
- Compréhension de l’écrit – niveau avancé (C).
- Expression écrite – niveau intermédiaire (B).
- Compétence orale – niveau avancé (C).
* Important : veuillez soumettre un curriculum vitae et une lettre de présentation qui démontrent clairement en quoi vous répondez aux exigences de formation et d’expérience énoncées. Veuillez noter que la sélection en vue des prochaines étapes repose uniquement sur les renseignements figurant dans la lettre de présentation, le CV et le formulaire de candidature.
Nous nous engageons à offrir un environnement de travail inclusif et accessible à tout le monde. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation durant le processus de recrutement et sélection, veuillez contacter le Conseil directement.
Les personnes sourdes ou malentendantes et celles qui utilisent un ATS peuvent communiquer avec nous à l’aide du service de transmission de messages ou du service IP de leur choix.
Le Conseil des arts du Canada s'est engagé à se doter d’un effectif qualifié et diversifié qui reflète les personnes et les communautés que nous servons. Nous invitons les personnes de tous les milieux, de toutes les origines, de toutes les identités et de toutes les formes d'expression à poser leur candidature. Le Conseil s'engage à améliorer la représentation des groupes suivants au sein de son personnel : les peuples autochtones, les personnes noires, racisées, sourdes ou handicapées, les femmes, les membres des communautés 2ELGBTQI+ et les personnes de diverses identités de genre.
Nous vous invitons à remplir la section sur l’auto-identification volontaire du formulaire de candidature. Ces renseignements seront utilisés lors du processus de recrutement afin d’améliorer la représentation des groupes historiquement désavantagés ou marginalisés, conformément à la Loi sur l’équité en matière d’emploi et à l’engagement continu du Conseil à l’égard de l’équité. Ces informations sont également utilisées à des fins de préparation de rapports généraux.
Veuillez noter que toutes les personnes ayant besoin d'aménagements et/ou d'assistance pour compléter le processus de candidature aux carrières du Conseil des arts du Canada sont invitées à contacter le Conseil de manière proactive pour obtenir de l'aide.